WordCamp Europe 2018 – WCEU Belgrado

Hoe Wendy en ik onszelf mede-organisator in het Design team zagen worden…

Dit verhaal begint in de zomer van 2017 toen Wendy een oproep op Social Media voorbij zag komen voor organisatoren van het grootste WordPress evenement van Europa en zij buiten haar comfort zone wilde stappen en zichzelf opgaf voor het organisatie team…

Na haar inschrijving kwam vanuit de organisatie de vraag of ik samen met haar in het designteam wilde stappen en daar hoefde ik niet lang over na te denken. En vanaf september zaten wij officieel in het Design Team zaten. 😀

Wendy is geen onbekende in de WordPress community. Sinds 2015/2016 is zij mede organisator van WordCamp Nederland en helpt ze de WordPress community en daarnaast organiseert zij ook om de maand de WordPress Meetup in Heerhugowaard om zo iets terug te geven aan WordPress.

Zelf ben ik een groentje in de community maar ik voel me er helemaal thuis.

Binnen het design team werken we met 6 mensen uit 4 landen aan alle onderdelen van design die komt kijken bij zo’n groots evenement. Denk dan aan het verzinnen van het thema en de daarbij behorende huisstijl voor gebruik in visuals voor Social media en blogposts, de template voor de website, de aankleding van de conferentiezalen, de merchandise en programmaboekje.

Naast dat de gehele communicatie rondom het event in het Engels verloopt werken we in het team ook met mensen die we nog nooit in het echt gezien hebben. Dat is even wennen en het vergt wat meer moeite om elkaar en elkaars kwaliteiten te leren kennen via het internet. Maar dat maakt het alleen maar een leukere uitdaging.

In de eerste maanden hebben we ons voornamelijk bezig gehouden met de website en de uitingen op Social Media. Samen met het content team die de berichten hebben geschreven. We onderzoeken het gekozen thema en de elementen die we kunnen gebruiken om het thema aan te kleden. Elke week houden we online een team meeting en zo leren we elkaar steeds beter kennen.

Omdat de hele organisatie zo groot is met zoveel mensen is het uiterste noodzaak om structuur en heldere communicatie te verkrijgen. Om die rede werken we me diverse apps zoals Slack voor communicatie, Trello voor taakverdeling en planning en Google Drive voor opslag materialen.

Na de jaarwisseling zijn we van start gegaan met de ontwikkelingen van de aankleding van de conferentiezalen, het programmaboekje en de merchandise die de bezoekers meekrijgen bij binnenkomst zoals een t-shirt, een koffiebeker en de tas zelf.

Ook is een van onze teamleden aan de slag gegaan met een Wapuu in ons thema. In de conferentiezalen zijn heel veel opties voor thema aankleding. In de hallen kunnen we grote delen van de muren beplakken en uiteraard komen overal stands en tafels te staan van sponsoren die ook allemaal borden en aankleding krijgen. Er komt bewegwijzering en de zalen zijn allemaal omgedoopt binnen het thema en die krijgen dus ook allemaal eigen naamborden.

Ook zijn we erg druk met alle visuals voor aankondigingen van workshops en sprekers die op Social Media en de website verschijnen, maar ook straks in de zalen op de grote schermen gepresenteerd gaan worden. Al met al komen er 63 sprekers verdeeld over 9 onderwerp groepen en worden er ook een aantal workshops gehouden.

Naast de sprekers en de workshops wordt er van alles buiten de zalen georganiseerd om de bezoekers allemaal de kans te geven zoveel mogelijk uit de conferentie te halen. Zo worden er open netwerk momenten ingelast, gecategoriseerd op onderwerp. Nieuw dit jaar is kinderopvang zodat ouders een paar uur van de dag zonder de kinderen vrij kunnen gaan en staan en hebben de sponsoren stands en tafels waar je met hen in gesprek kan.

Over drie dagen is het zover.
Dan barst het feest los. Wij zijn nu alvast in Belgrado om de stad te verkennen, onze teamleden alvast te ontmoeten en om te helpen waar we kunnen met de allerlaatste voorbereidingen. Wendy en ik kijken terug op de maandenlange voorbereidingen met enorme trots. Trots op ons team, trots op de organisatie, trots op onszelf dat we het gewoon geflikt hebben en trots op de WordPress community waar we nu beiden officieel onderdeel van uitmaken. En wat een enorm mooie groep warme mensen.

In Drachten afgelopen februari mocht ik al even proeven aan de sfeer van een WordCamp. Dat vond ik al geweldig. Ook al was dat een stuk kleinschaliger dan het in Belgrado gaat zijn. WordCamp Europe gaat echt gaaf worden met gelijkgestemden uit 79 landen die allemaal werken met of aan WordPress. Mensen die van elkaar leren met elkaar WordPress nóg beter maken en ervaringen willen delen. En dat maakt het zo mooi. Binnen de WordPress Community kennen we geen concurrentie alleen maar samenwerkingspartners en collega’s. Ik voel me er enorm thuis en Wendy voelt dat net zo. Ik kan niet wachten iedereen te ontmoeten! 😀