Teamleider van het design team geeft een compleet nieuwe dimensie aan WordCamp Europe.

Aantal woorden
Leestijd: 10 minuten
Wendy en Kelly - Organisers WordCampe Europe 2019 Design team

10 maanden hebben we keihard toegewerkt naar WordCamp Europe in Berlijn. Wat begon in augustus 2018 met een online videogesprek met de Global Lead die mij vroeg om teamleider te worden is uitgegroeid tot een onwijs mooi, groot, vermoeiend, leerzaam, chaotisch, druk, leuk, geweldig, once in a lifetime project waar ik met twee verschillende gevoelens op terug kijk; wat was het gaaf en wat was het veel!

 

Terwijl ik dit schrijf ben ik met vakantie en aan het bijkomen van de afgelopen 10 maanden. En dat is nodig ook want ik kom echt behoorlijk wat slaap en energie tekort. Maar het van me af schrijven helpt me tot rust te komen, en Patrick staat onder de douche dus ik verveel me. Dus dit is absoluut het juiste moment voor mij om dit blog te schrijven. Althans het begin want tegen de tijd dat Patrick klaar is met douchen gaan we eten en is deze nog lang niet af, zo snel kan ik niet schrijven...  😉

 

Voor het geval je je nu afvraagt; hé WordCamp? Wat is dat? Waar gaat dit over? Lees even onze blog van een paar weken geleden, daar leggen we het allemaal uit. >

Design Team WordCamp Europe 2019

Alles komt samen in Berlijn.

De afgelopen maanden hebben we keihard gewerkt aan de branding van het evenement. Veel van die branding was al te zien op de website en in alle social media uitingen die door de maanden heen online zijn gekomen. Ook hebben we een deel van de drukwerkmiddelen laten bezorgen bij ons op kantoor om het vanuit hier verder te verzenden naar Berlijn via Yoast. Maar lang niet alles hebben wij dus ‘in het echt gezien’ voordat we in Berlijn aankwamen en stukje bij beetje de hele conferentieruimte werd aangekleed met WCEU. Aangekleed als in; We hebben de complete venue overspoeld met Streetart, ons logo en heel veel roze! Werkelijk geweldig om te zien hoe alles samenkomt en van een beetje een steriele ruimte een compleet andere uitstraling hebben weten te maken.

 

Waar we vorig jaar van heel veel gemaakte items niet eens wisten dat het gemaakt was, omdat de teamleider heel veel dingen in eigen hand heeft gehouden, waren Wendy en ik ons uiteraard nu wel degelijk bewust van elk klein detail en door de vele meetings met de andere teamleads wisten we ook veel meer van wat er speelt in andere teams en tegen welke dingen er allemaal aangelopen zijn. Die kijk nog verder achter de schermen maakt het beleven van een event van dit formaat echt wel heel anders dan een bezoeker ooit zal weten. Ik zal nooit meer, zoals voorheen, onbezonnen over een beursvloer of conferentie lopen zonder me af te vragen hoe deze georganiseerd is en hoeveel impact dat heeft gehad op de organisatoren. 😉

 

De hele woensdag en donderdag zijn we met vier man sterk bezig geweest om de presentaties te maken voor opening en closing remarks, alle banners neer te zetten op de beursvloer, zorgen dat alle wegwijzer posters op de juiste deuren hingen en dat alles klaar was voor de start van het event op vrijdag en zaterdag.

Hieronder onze design input in cijfers:

Maanden werk
Teamleden
4 landen
Uur online meetings

Teveel werkuren om op te noemen
(850+ uur voor Wendy en mijzelf)

Team Leads WordCamp Europe 2019 on stage

Social Media explodeerde de
afgelopen maanden met blogposts

Meer dan
Social Media Images

Signage overspoelde de locatie
en kleurde alles roze, geel en blauw

Vierkante meter signage
Roll-up banners
Wegwijs pijlen

Signage:

  • 50 unieke roll-up banners
  • 8 XXL banners met sponsorlogo’s
  • 9 unieke levensgrote hangende banners
  • 2 grote wegwijzer pilaren
  • 3 vlaggen

Bezoekers vinden makkelijk hun weg met
de plattegrond en het programmaboekje

Programma
boekjes
Plattegronden
T-shirts
Wapuu pins
Tassen
Stickers

Swag:

  • 3000 wapuu pins om weg te geven
  • 3200 tassen om weg te geven
  • 5000 wapuu stickers om weg te geven
  • 600 t-shirts voor bezoekers en vrijwilligers
Projectie
slides
Deursigns
Badges

Nieuw ten opzichte van vorig jaar

Als team beslis je met zijn allen wat het thema gaat zijn en in welke lijnen de branding gaat vormen, maar als leider van het team was het aan mij de eer om die branding tot in de puntjes neer te zetten en ook om zorg te dragen dat die tot in de laatste details bij alle uitingen, klein of groot werd doorgevoerd. Van eenmalige social media afbeelding tot het programmaboekje; het hele plaatje van WCEU 2019 moet kloppen.

 

Kleuren, lettertypes, afbeeldingen en design assets hebben allemaal een eigen plek in het geheel en dienen conform huisstijl doorgevoerd te worden om dat gevoel van eenheid uit te stralen. En dat is gelukt! Van heel veel bezoekers kregen we de feedback dat ze na maanden alleen online nieuws te hebben gevolgd zich helemaal thuis voelden tijdens het event doordat ze de stijl en sfeer herkenden vanaf hun beeldscherm tot in de zalen. Daar ben ik dan persoonlijk onwijs trots op. Om zo’n mooi compliment vanuit de bezoekers te horen.

 

Matt Mullenweg*, die we spraken tijdens de afterparty, gaf zelfs aan dat hij dit jaar het thema en de aankleding het beste vond doorgevoerd van alle voorgaande jaren WCEU *blush*

*Matt is de Mark Zuckenberg van WordPress; oprichter en founder van de Open Source Software

Vorig jaar stuitte we tijdens het event op een aantal problemen; mensen konden de weg niet goed vinden omdat de signage niet overal even duidelijk was en omdat de venue immens groot was. Dit jaar hebben een nog grotere venue met 30% meer bezoekers en ik wilde voorkomen dat men ook nu de weg niet zou kunnen vinden. Met dat in mijn achterhoofd hebben we gewerkt aan een duidelijkere plattegrond en hebben we in totaal 25 roll-up banners en twee grote wegwijszuilen ontworpen die mensen de juiste kant op sturen. Een van de problemen vorig jaar wat dat er wel was nagedacht over wegwijzering maar door wat verschuivingen op het laatste moment met ruimtes was dat niet doorgevoerd in de pijl op de borden. Mensen werden dus letterlijk de verkeerde kant op gestuurd.

WordCamp Europe 2019 volunteers on stage

Statische posters om te kunnen wisselen

Om dat te voorkomen hebben we er dit jaar voor gekozen om de roll-banners en posters te bestellen zonder pijlen erop maar wel de namen van de ruimtes. Daarnaast hebben we van statische folie pijlen laten drukken die op elke ondergrond blijven hangen zonder lijm. Zo konden we ter plekke de banners neerzetten en de pijl de juiste kant op laten wijzen. Ook konden we door de dagen heen waa nodig banners verplaatsen en de pijlen herstellen die daardoor een andere kant op wezen.

Naast de banner en de pijlen hebben we ook beschrijfbare statische posters besteld om ook extra aanwijzingen te kunnen geven en op alle deuren waar nodig namen te schrijven zoals ‘Greenroom’, ‘volunteer room’, ‘media room’ etc. ruimtes niet voor het grote publiek, maar wel handig dat ze een naam hebben. Ook die ruimtes wisseleden nog wel eens van inhoud en dus konden de postes makkelijk gewisseld worden.

Unieke programmaboekjes van Booqi

Ook nieuw dit jaar was het programmaboekje in de vorm van een opvouwbare poster met een losse bijlage voor de plattegrond en sprekersschema. Waar in voorgaande jaren het programmaboekje een écht boekje was en bij de pagina’s met bijvoorbeeld sponsorlogo’s bezoekers direct doorbladerden (en dus de sponsors weinig exposure kregen) wilde ik dat dit jaar anders aanpakken. Zelf werken wij met Sterk in MEDIA al jaren samen met Booqi; Een unieke folder die de aandacht trekt en door de manier van vouwen heel klein is om op te bergen en uitgevouwen een zee aan ruimte biedt voor content.

Vanuit de bezoekers werd hier onwijs goed op gereageerd en we hebben heel veel complimenten mogen ontvangen over de hele uitstraling van het event en met name de programmaboekjes. Ook sponsoren waren blij verrast het de hoeveelheid exposure die deze vorm van boekje oplevert voor hun merk.

De losse bijlage die in het programmaboekje gestoken kan worden met daarop de plattegrond en sprekersschema werd ook heel goed ontvangen. Klein en compact en super handig in gebruik.

Officiële After Movie WCEU

WCEU impressive in pink!

Hieronder de volledige foto impressie van het event, de aankleding en alle (drukwerk) uitingen die wij als Design Team hebben gemaakt. Ik ben echt onwijs trots op mijzelf, Wendy en de andere leden van het team. Dat hebben we toch maar even mooi gefixed met zijn allen!

Lees ook:

Ontdek hoe je in 6 makkelijke stappen een content strategie maakt

Ontdek hoe je in 6 makkelijke stappen een content strategie maakt

Pro-tips hoe je een content kalender maakt in Trello

Pro-tips hoe je een content kalender maakt in Trello

1 op 1 WordPress Training

Ben jij best handig en wil jij zélf met je website aan de slag? Dan is deze WordPress training perfect voor jou!

Je kan tijdens de training zelf je eigen website ontwikkelen, of we leren je werken met je bestaande website.

1 op 1 Social Media Training

Je weet dat Social Media belangrijk is, maar je weet niet hoe je een kanaal optimaal inzet? Dan is deze Social Media training perfect voor jou!

Deze training is geschikt voor iedereen die met Social Media zijn naamsbekendheid wil vergroten.

Korte film impressie van WCEU. Filmcredits: Level Level

Heb je zelf een evenement die je gaat organiseren en heb je hulp nodig bij de branding en aankleding hiervan? Wij zijn je graag van dienst. Want naast website kunnen wij dus ook complete events aankleden. 😀

Wil jij regelmatig tips ontvangen in je e-mail
over het verbeteren van je website en je content marketing?

Wij schrijven elke week tips en tricks waar jij zelf mee aan de slag kan.

Over Kelly, Teamleider Design #WCEU:

It was great that we were able to agree a theme and design
approach early on in the process and carry this through all print, digital and swag materials - mainly thanks to Kelly’s great leadership.

 

Marcus J. Wilson
Owner Pooca&Co - Design Team member

kelly_rond

Advies nodig?

Neem contact op met Kelly.

E: kelly@sterkinmedia.nl
T: 06-509 69 173

2 reacties

  1. Martine op 1 juli 2019 om 11:57

    Ik weet nog dat je twijfelde om t te gaan doen omdat t nog wel wat van je zou vragen kwa tijd en geld. Maar wat zullen jullie samen veel geleerd, ontdekt en ervaren hebben. Gaaf hoor. Iets om beretrots op te zijn. Geniet er nog maar van. Hebben jullie toch mooi bereikt. Toppers.

    • Sterk in MEDIA op 1 juli 2019 om 12:35

      Hey Martine!

      Ja, klopt ik heb echt getwijfeld. Maar ben uiteindelijk heel blij dat we het wel gedaan hebben. We hebben veel geleerd en onwijs veel lol gehad.

      Maar… er ook achter gekomen dat het niet voor herhaling vatbaar is. Daar is ons bedrijf, sociale leven en lichaam/geest te kostbaar voor om nog een keer in de weegschaal te zetten 😉

      Liefs Kelly en Wendy

Laat een reactie achter