Organisator van WCEU 2019

Organisator van WCEU 2019 – Wat houdt dat in?

Onderdeel van een groter geheel – Onderdeel van het Design Team, het mooist team om deel van te maken 

Wij krijg heel veel vragen over WordCamp Europe (WCEU) en onze deelname in het organisatie team. Wat is het? Wat houdt het in om organisator te zijn? Wat doet het Design Team? Waarom bieden wij onze diensten aan op vrijwillige basis? Wat krijgen wij ervoor terug? In dit blog de antwoorden op al die vragen en geven we je een kijkje achter de schermen van de organisatie van dé WordPress conferentie in Europa. Daarnaast nemen we je de komende 10 weken mee achter de schermen via Social Media posts en blogberichten.

Wat is WordCamp Europe?

WordCamp Europe is een WordPress conferentie die jaarlijks plaatsvind in een ander Europees land. Wat begon in Leiden in 2013 is via Sofia (2014), Seville (2015), Wenen (2016), Parijs (2017) en Belgrado (2018) nu in Berlijn neergestreken. Met een bezoekersaantal van 2366 vorig jaar en een geschatte opkomst van 2500 dit jaar is WCEU de grootste WordPress conferentie ter wereld. De conferentie beslaat twee dagen volledig gevuld met inspirerende talks en handige workshops over uiteenlopende onderwerpen, maar allemaal met WordPress als rode draad. De conferentie wordt volledig gefinancierd door sponsoren en georganiseerd door vrijwilligers. Daardoor zijn de ticketprijzen extreem laag (50 euro per persoon voor de twee dagen inclusief lunch, snacks, drinken en een kickass after party). Voorafgaand aan de conferentie is er een Contributor Day. Op deze dag kunnen bezoekers werken aan de WordPress software en zo hun eigen steentje bijdragen aan de software die het voor velen mogelijk maakt om hun brood mee te verdienen. WordPress is Open Source software en dat betekent dat er ook Open aan gewerkt kan worden.

Hoe kwamen wij bij de organisatie?

Vorig jaar waren we voor het eerste onderdeel van de organisatie. Wendy had zichzelf opgegeven nadat ze de jaren daarvoor als vrijwilliger had meegewerkt aan de conferentie en ook in de organisatie van WordCamp Nederland had meegewerkt. De volgende stap voor haar was onderdeel worden van de organisatie van WCEU. Bij het selectieproces werd Wendy benadert om bij mij te polsen of ik ook interesse had om mede-organisator te worden. Tot die tijd had ik nog nooit een WordCamp bijgewoond. Niet in het buitenland maar ook niet in Nederland. Dus in volledige onwetendheid van wat het inhield ging ik akkoord. Over onze ervaring met het organiseren en de conferentie zelf in Belgrado schreef ik een blog.

Na de conferentie waren Wendy en ik zo high van enthousiasme en energie dat we ons gelijk weer opgegeven voor het nieuwe jaar. In de zomer werd ik door de Global Team Leider benadert om het Design Team te gaan vormen en dan te leiden. Daar moest ik wel even over nadenken, het is een enorme verantwoordelijkheid, maar ook een enorme eer om gevraagd te worden.  Na overleg met Wendy en mijn thuisfront heb ik het erebaantje aangenomen.

Wat houdt het in om organisator te zijn?

Een conferentie als WCEU vergt veel voorbereiding op veel verschillende vlakken. Vanaf 1 september tot en met 22 juni is een team van 65 organisatoren, onderverdeeld in 10 teams, keihard aan het werk om de conferentie soepel te laten verlopen en onder de aandacht te brengen van de bezoekers.
Wij zijn onderdeel van het Design Team. Ik ben de Teamleider en Wendy is teamlid samen met nog vier andere teamleden. Een overzicht van de verschillende teams en hun functies is te vinden op de website van WCEU 2019.

Wat doet het Design Team?

De officiële omschrijving van het Design Team luidt: WordCamp Europe heeft zijn eigen consistente wereldwijde aanwezigheid en elk jaar neemt het Design Team een ​​duidelijk lokaal thema van het gastland over in het thema van het event. Het team beslist over webdesign, social media images, stagedecoratie, badges, swag en meer. Het verleent ondersteuning aan andere teams voor visuele communicatiebehoeften, die allemaal dit internationale evenement vol culturele inspiratie en aantrekkingskracht maken.

Dat is een hele mond vol maar in de praktijk komt het erop neer dat het Design Team ervoor zorgt dat het evenement elk jaar een eigen thema krijgt en dat die visueel wordt weergegeven in alle mogelijke vormen. Dit jaar is dat thema “Street Art”. De stad Berlijn is één groot museum van Street Art en Graffiti en op dat thema speelt WCEU in met de sfeer en uitstraling van alle communicatieve uitingen. Zo maken wij alle afbeeldingen die zichtbaar zijn via Social Media om door het jaar heen alle aankondigingen en blogposts onder de aandacht te brengen. Daarnaast zorgen wij ervoor dat het thema doorgevoerd wordt op de website en tijdens de eventdagen in de aankleding van de beurshallen en de gedrukte communicatiedragers als het programmaboekje, badges en banners. Daarnaast zoeken we naar de juiste weggevers voor alle bezoekers en ontwerpen we de t-shirts en Wapuu (Mascotte) in het thema.

Wat houdt de rol van Teamleider in?

Als Teamleider zorg ik ook voor het budgetteren, bestellen en logistiek van de event aankleding, swag en shirts. Daarnaast zijn er regelmatig online meetings met de andere Teamleiders en tussen de teamleden onderling. Ook het aansturen van de teamleden en het verdelen van de verschillende taken is onderdeel van het teamleiderschap. Alle communicatie vindt plaats in het Engels aangezien het organisatie team bestaat uit mensen uit heel Europa. Ons Design Team bevat twee Nederlanders, Twee Grieken een Schot en een Duitser. Zeer divers en communicatief af en toe een uitdaging om de juiste woorden in het Engels te vinden maar wel een onwijs mooie ervaring om deel van te mogen zijn.

Waarom bieden wij onze diensten op vrijwillige basis aan?

Zoals al eerder geschreven, het organiseren van WordCamp Europe is op vrijwillige basis. Geen van de organisatoren of andere vrijwilligers worden betaald voor hun werkzaamheden. Ook wij dus niet. WordPress biedt ons de mogelijkheid om zonder initiële kosten ons bedrijf te bouwen. Wij kunnen onze diensten aanbieden omdat WordPress bestaat én werkt onder Open Source codering. Om ons steentje daaraan bij te dragen en ervoor te zorgen dat WordPress nog beter en groter wordt bieden wij onze expertise en tijdsinspanning aan. De taken die we uitvoeren kost ons gemiddeld 10 – 12 uur per week. Dat zijn de werkzaamheden voor Wendy en mij samen. Uren die wij graag vrijwillig spenderen aan WCEU en hierbij een bijdrage bieden aan hét event van het jaar. 😀

Wat krijgen wij ervoor terug?

Voor niets gaan uiteraard de zon op. Maar als we niet betaald krijgen voor onze diensten, wat krijgen we er dan voor terug wordt ons vaak gevraag? Dat antwoord is simpel; Expert status en een unieke ervaring om Internationaal te werken met een team van gelijkgestemden vanuit andere landen.

Het is natuurlijk niet voor niets dat we vorig jaar gevraagd zijn aan te sluiten bij de organisatie en ik dit jaar ben gevraagd om het Design Team te leiden. De waardering die we vanuit de WordPress community krijgen met dat verzoek is enorm. Maar ook buiten de community geeft het aan dat wij als Sterk in MEDIA op de radar staan van WordPress en het werk wat wij doen en de projecten die wij opleveren van hoogstaande kwaliteit zijn. Daarnaast biedt een sterke connectie met de community ons unieke mogelijkheden tot het oplossen van uitdagingen voor onze klanten. Als we een lastig vraagstuk op te lossen hebben, hebben we de complete WordPress community om ons te helpen naar een (snelle) oplossing. Zo kunnen we onze krachten bundelen met honderden WordPress specialisten en daarmee complexe oplossingen vinden tot zeer uiteenlopende uitdagingen.

Waar werken we nu specifiek aan?

De afgelopen weken zijn we druk geweest met de afbeeldingen voor aankondigingen van de sprekers die via Social Media zijn verspreid en we hebben een inventarisatie gemaakt van de signage mogelijkheden in de conferentiehal. Ook zijn we bezig met offertes voor de productie van alle gedrukte uitingen en hebben we de mock-ups gemaakt voor de verschillende banners om zo de hele sfeer en uitstraling te bepalen. Met die mock-ups kan het hele team nu verder werken aan en kunnen we de signage in de komende weken gaan afronden.

Volgende punt op onze design agenda is het programma boekje en de weggevers. Ook daar hebben we offertes voor lopen en zijn we de logistiek aan het uitzoeken om alles op tijd in Berlijn te krijgen. In dat laatste ligt nog de grootste uitdaging.

Het aftellen is begonnen

We hebben nog tien weken te gaan tot de aftrap van WCEU 2019. In die 10 weken zullen we regelmatig posten over waar we mee bezig zijn en toewerken naar het evenement waarvan we uitgebreid verslag zullen doen.

Want ondanks dat het onwijs gaaf is, een super grote eer is en we er enorm veel van leren,  is dit het laatste jaar dat wij in de organisatie zitten. Volgend jaar geven we het stokje over aan nieuwe organisatoren en gaan wij gewoon als bezoeker deelnemen aan de conferentie.