Onmisbare juridische documenten voor serieus ondernemen
Dit gastartikel is geschreven door Wendy Bond-Stroek van Bond Legal (2023). Wendy helpt ondernemers met juridisch advies en praktische documenten voor hun bedrijf. We hebben dit artikel aangevuld met actuele informatie over AI-verklaringen, omdat AI inmiddels onderdeel is van veel ondernemerspraktijken (2026).
Eind 2021 ben ik mijn eigen advocatenkantoor Bond Legal gestart. Ik richt mij op ondernemers, met een focus op het adviseren of procederen over contracten, incassokwesties en insolventierecht. Een aansprekende website, die zorgt dat mensen weten wie ik ben en wat ik voor ze kan betekenen, is daarbij natuurlijk onmisbaar.
Wendy:
Ik kende Kelly al een aantal jaar van diverse netwerkclubs. Zij vertelde altijd vol enthousiasme over haar werk, waaronder het maken van websites. Toen ik een website nodig had, dacht ik daarom gelijk aan haar. Ik ben blij dat ik Kelly heb benaderd, want we zijn na een fijne samenwerking tot een prachtige website gekomen.
Kelly ontzorgt. Na een eerste gesprek waarin we mijn wensen hebben besproken (zoals wat het doel van mijn website moest zijn, welke kleurstelling ik mooi vind en welke toon mijn website zou moeten hebben), is Kelly aan de slag gegaan. Zij zorgde eerst voor een fotograaf voor mooie, passende foto’s en zij droeg een tekstschrijver aan. Na een aantal weken kon ik de conceptversie van de website bekijken. Ik was meteen blij. De gekozen kleuren, het lettertype, de foto’s; de website paste meteen bij mij en waar ik voor sta.
Kelly adviseerde ook over onmisbare onderdelen en handige extra functionaliteiten. Die extra functionaliteiten maken het mij als ondernemer makkelijker. Wilde ik bijvoorbeeld dat mensen via mijn website gelijk een afspraak in mijn agenda kunnen maken, dan zorgt Kelly dat dit kan.
Op je website, maar ook voor je onderneming zijn een aantal juridische documenten verplicht of gewoon echt belangrijk om te hebben:
- Privacyverklaring
- Cookieverklaring
- Algemene voorwaarden
Een privacyverklaring is nodig zodra je persoonsgegevens verwerkt
Een privacyverklaring is een bericht dat je op jouw website moet plaatsen als je persoonsgegevens verzameld via de website. Dat is al zo wanneer je een (simpel) contactformulier op de website hebt, of bijvoorbeeld nieuwsbriefinschrijvingen, afspraakplanners, analytics of een webshop. Met een privacyverklaring informeer je de gebruikers van jouw website kort gezegd over welke persoonsgegevens je verwerkt, waarom je dat doet en welke rechten de gebruiker van jouw website heeft.
Wanneer heb je een cookieverklaring en cookiemelding nodig?
Gebruik je op je website cookies die niet strikt noodzakelijk zijn, bijvoorbeeld voor statistieken, marketing, advertenties of embedded content? Dan moet je bezoekers daar duidelijk over informeren en vooraf toestemming vragen.
In een cookieverklaring leg je uit welke cookies je gebruikt, welke gegevens daarbij worden verwerkt en hoe bezoekers hun voorkeuren kunnen aanpassen. Een cookiemelding is dus meer dan een balkje onderaan je website: de instellingen moeten ook aansluiten op wat er technisch daadwerkelijk gebeurt.
Wanneer je geen privacyverklaring of cookieverklaring op jouw website hebt, kun je een boete krijgen van de Autoriteit Persoonsgegevens. Die boetes kunnen flink hoog zijn, dus het is belangrijk te zorgen voor de juiste documenten.
Algemene voorwaarden, niet verplicht maar wel onwijs handig én verstandig
Wanneer je als ondernemer algemene voorwaarden gebruikt, is het verstandig die ook op jouw website te plaatsen. Zeker wanneer je dienstverlener bent.
Voor dienstverleners geldt namelijk dat zij in bepaalde gevallen kunnen volstaan met verwijzing naar de algemene voorwaarden op de website, in plaats van dat zij algemene voorwaarden elke keer ‘ter hand moeten stellen’, zoals de wet voorschrijft.
De algemene voorwaarden moeten dan wel makkelijk toegankelijk en downloadbaar zijn, dus niet ergens verscholen staan. En vergeet vooral niet je algemene voorwaarden ook altijd ‘van toepassing’ te verklaren in de offertefase. Anders heb je ze wel, maar zijn ze alsnog niet geldig voor die offerte/opdracht.
Wendy:
"Een jaar nadat mijn website online stond, heb ik Kelly benaderd voor een aanvulling op mijn website. Sinds kort is aan mijn website een documentenwebshop toegevoegd, gevuld met handige, juridische modeldocumenten. Ook deze webshop heeft Sterk in MEDIA weer vlot en naar wens gerealiseerd.In mijn webshop vind je onder andere modeldocumenten voor de verplichte privacyverklaring en een cookieverklaring, en daarnaast allerlei andere handige juridische modeldocumenten. Denk dan aan modellen voor incassobrieven, een modelbrief tot het staken van een inbreuk op een auteursrecht, een vaststellingsovereenkomst, een koopovereenkomst voor een onderneming, een geheimhoudingsovereenkomst, een pandakte en nog veel meer. Zo zorg ik ervoor dat mijn website voor mij werkt, en ik mijn cliënten eenvoudig extra diensten kan aanbieden.
Ik ben dus erg tevreden over de samenwerking met Sterk in MEDIA. Via mijn website weten cliënten mij te vinden en wat ik ze kan bieden.
Mocht je zelf juridische vragen hebben over het gebruik van jouw website of bijvoorbeeld jouw algemene voorwaarden, kijk gerust op mijn website of in mijn documentenshop. Ik ben er erg trots op!"
Aanvullingen van Sterk in MEDIA (2026)
AI gebruiken in je bedrijf? Denk ook aan een AI-verklaring
AI wordt steeds vaker gebruikt voor teksten, beelden, klantcommunicatie en voorbereiding van werk. Dat kan veel tijd besparen, maar vraagt ook om duidelijke keuzes. Welke informatie voer je wel of niet in? Controleer je de uitkomsten altijd zelf? En hoe transparant wil je zijn richting klanten?
Een AI-verklaring helpt om daar helder over te communiceren. Je legt daarin bijvoorbeeld uit dat AI een ondersteunend hulpmiddel is, dat jij verantwoordelijk blijft voor wat je oplevert en dat je zorgvuldig omgaat met vertrouwelijke klantinformatie.
Een AI-verklaring is niet voor ieder bedrijf even uitgebreid nodig, maar het is wel verstandig om nu al na te denken over hoe AI past binnen jouw werkwijze. Zeker wanneer je AI gebruikt voor klantwerk, content, advies of processen waarin persoonsgegevens een rol spelen.
Een AI-beleid is de interne variant daarvan. Daarin leg je voor jezelf, je team of freelancers vast welke tools je gebruikt, welke gegevens niet in AI-tools mogen worden ingevoerd en hoe je controle houdt op de kwaliteit van de output.
Inbreuk op auteursrecht van een ander
Een ander belangrijk aandachtspunt voor jouw website is dat je geen inbreuk maakt op het auteursrecht van iemand anders. Je kunt bijvoorbeeld niet zomaar foto’s of teksten van anderen zonder toestemming of licentie op jouw eigen website (of social media!) gebruiken. Doe je dat wel, dan loop je het risico op een claim van de rechthebbende tot vergoeding van schade. Zo’n claim kan aardig in de papieren lopen.
Google is geen beeldbank
Een foto die je via Google vindt, is niet automatisch vrij te gebruiken. Google laat vooral zien waar afbeeldingen online staan; het is geen platform waar je zonder meer een gebruiksrecht of licentie krijgt.
Wil je een foto op je website, social media of in ander commercieel materiaal gebruiken? Controleer dan altijd of je toestemming hebt van de maker of rechthebbende, of dat je een passende licentie hebt gekocht. Alleen de afbeelding van je website verwijderen nadat je erop bent aangesproken, maakt eerder gebruik niet automatisch ongedaan.
Wie zonder toestemming een foto gebruikt, kan worden aangesproken op auteursrechtinbreuk. De rechthebbende kan onder meer vragen om verwijdering, een vergoeding voor het gebruik en soms ook vergoeding van aanvullende schade of kosten. Hoe hoog zo’n claim uitvalt, verschilt per situatie.
Onrechtmatig gebruik is vaak goed te vinden
Fotografen en beeldbanken kunnen met reverse-image search controleren waar hun foto’s online worden gebruikt. Dat kan bijvoorbeeld via Google Afbeeldingen, Google Lens of TinEye. Je kunt daarbij zoeken op basis van een afbeelding of de URL waarop die afbeelding staat.
Gebruik je dus beeldmateriaal voor commerciële doeleinden? Ga er niet vanuit dat een foto online “wel vrij zal zijn”. Kies voor eigen beeld, koop een licentie bij een betrouwbare beeldbank of vraag vooraf toestemming aan de rechthebbende. Leg die toestemming of licentie ook goed vast.
En geef de fotograaf eens ongelijk: voor beelden geldt hetzelfde als voor jouw eigen werk. Je wilt ook niet dat iemand het zonder overleg overneemt en gebruikt.
Wil je zien hoe juridische documenten ook onderdeel kunnen worden van een slimme website?
Lees de casus van Bond Legal, waarin we een documentenshop ontwikkelden die betaling, facturen, downloads en e-mails automatisch regelt.
Deel dit blog op Social Media
