Automatisch agendabeheer betekent tijd besparen voor ondernemers

Afspraken inplannen met klanten kan een tijdrovend en frustrerend klusje zijn die telkens weer terugkomt op jouw to do lijstje.

Je herkent het vast wel: Iemand vraagt je om een afspraak te maken. Jij gaat in jouw agenda zoeken naar een aantal beschikbare data en tijden en mailt de opties. Je moet een paar dagen wachten op antwoord en ondertussen krijg je nog een andere aanvraag voor een afspraak. Je weet nog niet welke van de opties gekozen gaat worden uit je eerste mail en dus ga je op zoek naar nog weer andere alternatieven. En zo duurt het soms heel lang voor een afspraak tot stand komt en gaan er meerdere mailtjes en zoektochten in je agenda over en weer.

Zo ging dat bij mij in elk geval voordat ik dit proces geautomatiseerd had. Ik ervaarde voornamelijk frustratie en merkte dat ik mijn agenda niet meer onder controle had. Vaak maakte ik dan een afspraak op een dag of tijd die mij eigenlijk niet zo goed uitkwam, maar omdat ik het heen en weer mailen met opties zat was zette ik mijn eigen planning aan de kant voor die ene afspraak.

Afspraken komen als vanzelf in mijn agenda

Sinds een aantal jaar heb ik dit proces geautomatiseerd via een super handige tool op mijn website. Mijn klanten kunnen nu direct een afspraak inplannen in mijn agenda zonder dat ik daar omkijken naar heb. Ik heb op onze website meerdere soorten afspraken staan die men kan plannen. Je kan zo’n tool namelijk voor van alles gebruiken, zoals een intakegesprek, kennismakingsgesprek, een koffiedate, gratis sessie, follow-up gesprek, workshop, masterclass of strategiesessie etc.

In de achterkant van zo’n tool stel je zelf de parameters in voor elke soort afspraak die je hebt. Denk, in de basis, aan:

• Duur van de afspraak in minuten
• Dagen en tijden waarop je beschikbaar bent, zo houdt je grip op je eigen agenda
• Keuze in locatie. Zelf stel ik die altijd in voor bij ons op kantoor of online via Google Meet
• Hoeveel van deze soort afspraak mag voorkomen per dag of per week

Maar veel tools hebben nog veel meer vernuftige functionaliteiten die heel handig kunnen zijn:

Notificaties en reminders automatiseren

Wat ik zelf een heel handige feature vindt is dat mensen die een afspraak inplannen daar automatisch mail over krijgen. Eerst één met de bevestiging van de afspraak en vlak voor de afspraak ook nog een automatische reminder. Dat minimaliseert het aantal no-shows.

Er is vaak zelfs de optie om ook een automatische mail ná de meeting te sturen. Die gebruik ik zelf niet maar kan je handig inzetten voor een upsell.

In elk van die mailtjes staat ook de optie voor het annuleren of verplaatsen van de afspraak. Mocht iemand dus onverhoopt niet kunnen is er de optie via die link helemaal zelf een andere afspraak maken.

Vragen ter voorbereiding aan het aanmeldsysteem

Nog een heel handige toevoeging is het stellen van vragen bij het aanmaken van een afspraak. Zo kan je je beter voorbereiden op het gesprek of bijvoorbeeld om op voorhand al een gevoel te krijgen bij hoe het gesprek gaat verlopen. Zeker bij een kennismakingsgesprek kan het heel handig zijn met de vragen alvast te polsen hoe serieus iemand is.

Betalingen koppelen

Dit kan niet in elk systeem, maar het is wel een handige functionaliteit om aan je wensenlijstje toe te voegen. Bij ons op de website kan je bijvoorbeeld een workshop boeken via de planning tool. Aan het eind van het boeking proces kan die workshop ook meteen betaald worden. Hoe handig is dat. Zo ben jij verzekerd van vooruitbetaling en voor je klant is het ook handig dat die betaling direct uitgevoerd kan worden. Net alsof je een webshop hebt.

Upsells en kortingscodes

Ook dit kan niet in elk systeem maar is er wel een voor je wensenlijstje. Bij sommige systemen kan je aan het eind van het proces upsell artikelen toevoegen en een veld voor kortingscodes. Wordt je planningstool nog meer een beetje een webshop van, zonder dat je een webshop hoeft in te richten en zorg je er ondertussen voor dat voor je bezoeker de hele beleving van een afspraak met jouw inplannen nog beter wordt.

Zo zie je maar: met één tool kan je onwijs veel administratieve acties en frustrerende taken automatiseren en het je leven als ondernemer een stuk makkelijker maken. Voor je klanten maak je het ook een heel stuk makkelijker en toon jij aan echt een professional te zijn die dit soort workflows helemaal op de rit heeft.